Эксперт

Курсы валют

21.04.2018
61.3
9.8
0.57
86.2
0
2.34
0.19

Статистика

Реклама

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ

Главная страница


                       ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ
   
       Довольно   часто   работники   туристических  фирм  выезжают  в
   командировки  для  принятия  участия  в  выставках  или в рекламных
   турах,  для  ознакомления  с  отелями  и маршрутами, для проведения
   переговоров с российскими и зарубежными партнерами и так далее.
       В  соответствии  со  статьей  166  Трудового кодекса Российской
   Федерации  (далее  ТК  РФ)  служебная  командировка  -  это поездка
   работника  по  распоряжению  работодателя  на определенный срок для
   выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
       Согласно   статьи   168  ТК  РФ  при  направлении  работника  в
   служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
       расходы по проезду;
       расходы по найму жилого помещения;
       дополнительные  расходы,  связанные  с  проживанием  вне  места
   постоянного жительства (суточные);
       иные  расходы, произведенные работником с разрешения или ведома
   работодателя.
   
       Как    и    любая    хозяйственная   операция,   осуществляемая
   туристической   фирмой,   командировка  должна  быть  документально
   оформлена.  Рассмотрим  порядок документооборота по командировкам в
   туристических фирмах.
       В    настоящее    время   Унифицированные   формы   документов,
   необходимые  для  направления  работника в командировку, утверждены
   Постановлением  Государственного  комитета  Российской Федерации по
   статистике   от   5   января   2004   года   №1   "Об   утверждении
   унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда
   и его оплаты" (далее - Постановление №1).
       Указанные   формы   должны   применяться  всеми  туристическими
   организациями при направлении работников в командировки.
       В  соответствии  с Постановлением №1 при направлении работников
   в  командировки  и  по  возвращении  из  них  должны использоваться
   следующие унифицированные формы:
       Т-9   "Приказ   (распоряжение)   о   направлении   работника  в
   командировку";
       Т-9а   "Приказ   (распоряжение)   о  направлении  работников  в
   командировку";
       Т-10 "Командировочное удостоверение";
       Т-10а  "Служебное  задание  для  направления  в  командировку и
   отчет о его выполнении".
   
       Документальное  оформление Приказа (распоряжения) о направлении
   работника (ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а).
       Форма  Т-9  применяется  для  оформления  и  учета  направления
   работника  в  командировку, а форма Т-9а применяется для оформления
   и  учета  при направлении работников в командировку. Они отличаются
   только  тем,  что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо,
   а  в  форме  Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько
   человек  одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия
   и   инициалы   работника,   структурное  подразделение,  профессия,
   должность, а также цель, время и место командировки.
       Готовит  приказ  (распоряжение)  работник  кадровой службы (при
   отсутствии  в  организации  кадровой службы - другое уполномоченное
   лицо),  а подписывает - руководитель организации или уполномоченное
   им  лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты
   сумм  командировочных  расходов, а также другие условия направления
   работников в командировку.
       Постановлением   №1  не  установлено,  в  скольких  экземплярах
   оформляется  приказ.  На  практике  делается столько копий приказов
   (распоряжений)  о  направлении  в  командировку, сколько необходимо
   согласно    схеме    документооборота    и   структурному   делению
   организации.  Небольшая туристическая фирма может оформлять приказы
   о  направлении  в  командировку  в одном экземпляре - в приказах по
   личному  составу,  нумеровать  их в порядке возрастания и хранить в
   архиве,   регистрируя   в  Книге  приказов.  Крупные  туристические
   организации  обычно  оформляют  один  экземпляр непосредственно для
   руководителя  организации (канцелярии), второй - для отдела кадров,
   третий   -   для  бухгалтерии,  четвертый  остается  в  структурном
   подразделении, где работают командированные лица.
   
       Пример 1.
       Туристическая   фирма   ООО  "Лазурь",  находящееся  в  Москве,
   направляет  в  командировку  в  ООО  "Альфа"  (Таганрог) сотрудника
   отдела  сбыта  -  менеджера  Иванова  А.А.  для обмена опытом. Срок
   командировки  -  5  дней: с 19 по 23 апреля 2006 года. Командировка
   полностью оплачивается за счет средств ООО "Лазурь".
       Работник   кадровой  службы  ООО  "Лазурь"  должен  подготовить
   приказ     (распоряжение)     о    направлении    в    командировку
   (унифицированная форма Т-9).
   
                                             Унифицированная форма Т-9
   
                                                            --------¬
                                                            ¦  Код  ¦
                                                            +-------+
                                              Форма по ОКУД ¦0301022¦
                                                            +-------+
                    ООО "Лазурь"                    по ОКПО ¦       ¦
   ________________________________________________         L--------
               (наименование организации)
                                         ----------------T------------------¬
                                         ¦Номер документа¦ Дата составления ¦
                                         +---------------+------------------+
                   Приказ                ¦      001      ¦16.04.2006        ¦
               (распоряжение)            L---------------+-------------------
   о направлении работника в командировку
   
   Направить в командировку:
                                                    ----------------¬
                                                    ¦Табельный номер¦
                                                    +---------------+
            Иванова Алексея Александровича          ¦      022      ¦
   ________________________________________________ L----------------
                (фамилия, имя, отчество)
   
            Отдел сбыта ООО "Лазурь" (г. Москва)
   __________________________________________________________________
                структурное подразделение
   
                               менеджер
   __________________________________________________________________
                   должность (специальность, профессия)
   
                     РФ, г. Таганрог, ООО "Альфа"
   __________________________________________________________________
             место назначения (страна, город, организация)
             --------¬
   Сроком на ¦   5   ¦ календарных дней
             L--------
   
   с "19"  апреля  2006 года     по "23"  апреля  2006 года
   
   с целью  обмена опытом____________________________________________
   __________________________________________________________________
                                           ООО "Лазурь"
   Командировка за счет средств _____________________________________
   
   Основание                 служебное задание №001 от 16.04.2006
   (документ,номер,дата):______________________________________________
                           служебное задание, другое основание, указать
   
                              директор                Петров Ю.А.
   Руководитель организации  _________   _______  _____________________
                            (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
   
                                                      апреля
   С приказом (распоряжением) __________________ "16" ______ 2004 года
                             (подпись работника)
   ознакомлен
   
       Оформление  служебного задания для направления в командировку и
   отчета о его выполнении (форма Т-10а).
       Наиболее  распространенным  основанием  для  издания  приказа о
   направлении  работника  (работников)  в командировку в формах Т-9 и
   Т-9а является служебное задание (форма Т-10а).
       Унифицированная  форма Т-10а применяется для оформления и учета
   служебного  задания  при  направлении  работника  в командировку, а
   также служит отчетом о его выполнении.
       С   точки   зрения   хронологии   событий  сначала  оформляется
   служебное  задание,  оно  подписывается  руководителем  турфирмы, в
   которой    работает    командированный    работник,    утверждается
   руководителем  фирмы  или  уполномоченным  им  лицом и передается в
   кадровую  службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в
   командировку по форме Т-9 или Т-9а.
       Таким  образом,  служебное  задание является первым документом,
   относящимся  к  командировке работника организации. Без него нельзя
   издавать  приказ  и выписывать командировочное удостоверение (форма
   Т-10).
       По  возвращении  из  командировки  работник  составляет краткий
   отчет  о  выполненной работе, который согласовывает с руководителем
   структурного  подразделения  и  представляет в бухгалтерию вместе с
   командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом.
       Следовательно,    служебное    задание   является   завершающим
   документом   в   комплекте   первичных   документов,   составляемых
   командированным   лицом.   После   утверждения   авансового  отчета
   производится   либо   возврат  остатка  подотчетных  сумм  в  кассу
   туристической  организации,  либо  возмещение работнику организации
   осуществленных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
       Проверку  авансовых  отчетов  с  точки зрения наличия первичных
   расчетно-платежных  документов  и  качества  их оформления проводит
   работник бухгалтерии.
       Проверку   целесообразности  расходования  денежных  средств  и
   результатов   командировки   выполняет   руководитель  структурного
   подразделения  и  утверждает  руководитель  организации. Для оценки
   качества  и полноты выполнения командировочного задания применяется
   унифицированная форма Т-10а.
   
       Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10).
       Командировочное  удостоверение  выписывается в одном экземпляре
   работником  кадровой  службы  (другим уполномоченным работником) на
   основании  приказа  (распоряжения)  о  направлении в командировку и
   является  документом,  удостоверяющим  время пребывания в служебной
   командировке,  которое  определяется  по  времени  прибытия в пункт
   назначения   и  времени  убытия  из  него.  Если  работник  в  ходе
   выполнения  служебного  задания  должен  посетить несколько пунктов
   назначения,  то  в каждом из них следует сделать отметку о прибытии
   и   убытии  в  командировочном  удостоверении.  Отметки  о  времени
   прибытия   и   выбытия   заверяются  подписью  ответственного  лица
   принимающей стороны и печатью.
   
       Пример 2.
       Оформим   командировочное   удостоверение   на   Иванова  А.А.,
   менеджера  отдела  сбыта ООО "Лазурь" (Москва), который находился в
   командировке  на  ООО  "Альфа"  (Таганрог),  с 19 по 23 апреля 2006
   года.
       Командировочное  удостоверение  во  время  командировки  должно
   находиться   у   командированного   лица.  Все  начальные  сведения
   заполняет   сотрудник  кадровой  службы  организации,  направляющий
   Иванова  А.А.  в  командировку,  а  отметки  о  прибытии  и выбытии
   проставляет организация, куда командированное лицо направляется.
   
                                            Унифицированная форма Т-10
   
                                                            --------¬
                                                            ¦  Код  ¦
                                                            +-------+
                                              Форма по ОКУД ¦0301024¦
                                                            +-------+
                    ООО "Лазурь"                    по ОКПО ¦       ¦
   ________________________________________________         L--------
               (наименование организации)
                                      ----------------T------------------¬
                                      ¦Номер документа¦ Дата составления ¦
                                      +---------------+------------------+
                                      ¦      15       ¦16.04.2006        ¦
   Командировочное удостоверение
   L---------------+-------------------
   
                                                    ----------------¬
                                                    ¦Табельный номер¦
                                                    +---------------+
                 Иванова Алексея Александровича     ¦      022      ¦
   Работник _______________________________________ L----------------
                     (фамилия, имя, отчество)
   
   Отдела сбыта ООО "Лазурь" (г. Москва)
   __________________________________________________________________
                структурного подразделения
   
                                менеджер
   __________________________________________________________________
                       должность (специальность, профессия)
   
   
   командируется в          РФ, г. Таганрог, на ООО "Альфа"
                   __________________________________________________
                      (место назначения (страна, город, организация))
   
   для  обмена опытом
        _____________________________________________________________
                              (цель командировки)
   __________________________________________________________________
   
   на  5 (Пять)  календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
   
   с "19" апреля  2006 года    по "23" апреля 2006 года
   
        Действительно по предъявлении паспорта.
   
                             директор                 Петров Ю.А.
   Руководитель организации __________  _______  ____________________
                            (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
   
        Отметки о   выбытии   в   командировку,   прибытии  в  пункты
   назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
   
   Выбыл из    Москвы                Прибыл в Таганрог
   
   
   "19" апреля  2006 года             "20" апреля  2006 года
   
   директор ООО "Лазурь"              директор ООО "Альфа"
   ________________________ _______  ________________________ _______
           (должность)      (подпись)        (должность)      (подпись)
   
              Петров Ю.А.                      Светлов А.К.
   ________________________________  ________________________________
          (расшифровка подписи)               (расшифровка подписи)
                 М.П.                              М.П.
   
   Выбыл из        Таганрога          Прибыл в    Москву
   
   "22" апреля  2006 года             "23" апреля  2006 года
   
   директор ООО "Альфа"                 директор ООО "Лазурь"
   ________________________ _______  ________________________ _______
           (должность)      (подпись)        (должность)      (подпись)
   
             Светлов А.К.                        Петров Ю.А.
   ________________________________  ________________________________
          (расшифровка подписи)             (расшифровка подписи)
                 М.П.                              М.П.
   
       Командировочное    удостоверение    (форма   Т-10)   необходимо
   оформлять   только   при  командировках  по  территории  Российской
   Федерации,  когда  не  ставят  отметки  в  загранпаспорте.  Если же
   работник  туристической  организации  выезжает  за  рубеж,  то  для
   подтверждения  времени пребывания работника турфирмы в командировке
   достаточно  к  авансовому  отчету  формы  АО-1 приложить ксерокопию
   страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.
   
       Оформление авансового отчета (форма АО-1).
       По    возвращении    из   командировки   командированное   лицо
   представляет   в   бухгалтерию   авансовый   отчет  формы  АО-1.  о
   произведенных командировочных расходах.
       Прежде  чем  выдавать  денежные  средства под отчет, необходимо
   оформить   приказ  руководителя  организации,  утверждающий  список
   подотчетных  лиц,  с  указанием  назначения  расходов  и  срока, на
   который  подотчетные  суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет
   право  тратить полученную сумму денежных средств только на те цели,
   на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
       Лица,  получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны
   не  позднее  трех  рабочих  дней по истечении срока, на который они
   выданы,  или  со  дня  возвращения  их из командировки предъявить в
   бухгалтерию  турфирмы  отчет об израсходованных суммах и произвести
   окончательный расчет по ним.
       Выдача  наличных  денежных  средств  под отчет производится при
   условии  полного  отчета  конкретного  подотчетного  лица  по ранее
   выданному   ему   авансу.  Передача  выданных  под  отчет  наличных
   денежных средств одним лицом другому запрещается.
       Работник,   получивший  денежные  средства  под  отчет,  обязан
   приложить  к  авансовому отчету первичные документы, подтверждающие
   его     расходы    (командировочное    удостоверение,    квитанции,
   транспортные   документы,   чеки   ККТ,   товарные  чеки  и  другие
   оправдательные документы).
       Бухгалтер  туристической  организации  должен проверить целевое
   расходование  средств, наличие первичных документов, подтверждающих
   произведенные расходы, и правильность их оформления.
       Проверенный   авансовый   отчет  утверждает  руководитель  (или
   уполномоченное   на  это  лицо).  Неиспользованный  остаток  аванса
   подотчетное  лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому
   ордеру.  Если  произошел  перерасход  средств,  то  соответствующая
   сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
       Полностью    проверенный   отчет   утверждается   руководителем
   организации   (или   уполномоченным   лицом),  на  лицевой  стороне
   ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.
       На    основании    данных   утвержденного   авансового   отчета
   бухгалтерия   производит   списание  подотчетных  денежных  сумм  в
   установленном порядке.
   
       В   связи   с   оформлением  авансового  отчета,  связанного  с
   командировками,  нельзя  не  остановиться  на  таком  моменте,  как
   оформление  авансового отчета по зарубежной командировке работника.
   Отметим  сразу,  что,  направляя работника в командировку за рубеж,
   туристическая  организация  должна  помнить  о  том, что существуют
   определенные особенности при оформлении загранкомандировок.
       Выезд      представителя      российской      организации     в
   загранкомандировку  оформляется  приказом руководителя организации.
   В  нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской
   службе,  для  расчета  сумм,  выдаваемых под отчет командированному
   лицу:  страна  (либо  страны) пребывания, сроки командировки (в том
   числе  в  каждой  отдельной  стране  пребывания), каким транспортом
   осуществляется   проезд   в   командировку   (самолетом,   поездом,
   автотранспортом),  а  также  иная необходимая информация. Именно на
   основании   данного  приказа  руководителя  организации,  бухгалтер
   произведет    ориентировочный   расчет   величины   командировочных
   расходов, которые будут выданы на руки работнику.
       Размер  подотчетных  сумм  на  загранкомандировки  определяется
   одновременно и в валюте РФ - в рублях, и в иностранной валюте.
       При  этом  суммы  в иностранной валюте пересчитывают в рублевый
   эквивалент  по  официальному  курсу  ЦБ  РФ,  действующему  на дату
   выдачи  сумм  в иностранной валюте работникам организации под отчет
   и  на  дату  утверждения  авансового  отчета  (пункт 6 Положения по
   бухгалтерскому   учету  "Учет  активов  и  обязательств,  стоимость
   которых  выражена  в  иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденному
   Приказом Минфина России от 10 января 2000 года №2н).
       В  соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского
   учета   и   бухгалтерской   отчетности   в   Российской  Федерации,
   утвержденного  Приказом  Минфина  России  от 29 июля 1998 года №34н
   "Об   утверждении  Положения  по  ведению  бухгалтерского  учета  и
   бухгалтерской  отчетности  в  Российской  Федерации" в случае, если
   документы,   приложенные   к   авансовому   отчету,  составлены  на
   иностранном  языке,  то  они  должны  быть  построчно переведены на
   русский язык.
       По  возвращении  из  зарубежной  командировки  сотрудник должен
   представить  в  бухгалтерию  организации  авансовый отчет в течение
   трех  дней.  Именно  такое  правило  установлено пунктом 11 Порядка
   ведения  кассовых  операций  в  РФ,  утвержденного  Решением Совета
   директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 года №40.
   
       Учет   курсовых   разниц   при   выдаче  банковской  карты  для
   загранкомандировок.
       Использовать  банковскую  карту  при  направлении  работников в
   командировки  для  организации  удобно  и  выгодно.  В  этом случае
   организации   нет   необходимости   приобретать   наличную  валюту.
   Пластиковая карта удобна и для самого работника.
       Держателями  банковской  карты  могут  быть  один или несколько
   сотрудников   организации.   Для  обслуживания  каждой  карты  банк
   открывает  специальный карточный счет. На него зачисляются денежные
   средства и списываются в оплату произведенных расходов.
       Когда  работник  в командировке оплачивает расходы в валюте или
   же  просто  снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по
   своему   коммерческому   курсу,   снимая   с   рублевого  счета  ее
   эквивалент.   В   этот   момент   возникает  разница,  образующаяся
   вследствие    отклонения    курса    продажи   иностранной   валюты
   коммерческим  банком  от  официального  курса  Банка России на дату
   продажи.  Кроме  того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка
   России  на  дату  утверждения  авансового  отчета и дату совершения
   операции в валюте различны.
       Операции   с  использованием  банковских  карт  предусматривают
   обязательное  составление  документов  на  бумажном носителе (слип,
   квитанция   электронного   терминала)  и/или  в  электронной  форме
   (документ  из  электронного  журнала  терминала  или  банкомата), а
   также    иных    документов   (квитанция   банкомата   и   прочее),
   предусмотренных    банковскими    правилами    и/или    договорами,
   заключенными  между  участниками  расчетов  (пункт 3.1 Положения об
   эмиссии   банковских   карт   и   об   операциях,   совершаемых   с
   использованием  платежных  карт,  утвержденного  Центральным банком
   Российской Федерации от 24 декабря 2004 года №266-П.
       Для  обобщения информации о наличии и движении денежных средств
   в  валюте  Российской  Федерации и иностранных валютах, находящихся
   на   территории   Российской   Федерации   и   за  ее  пределами  в
   аккредитивах,  чековых  книжках,  иных  платежных документах (кроме
   векселей),   на   текущих,   особых   и  иных  специальных  счетах,
   предназначен  счет  55  "Специальные  счета  в банках" (План счетов
   бухгалтерского  учета  №94н). Наличие и движение денежных средств в
   иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно.
       Пересчет  стоимости средств на счетах в кредитных организациях,
   средств  в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной
   в   иностранной  валюте,  в  рубли  должен  производиться  на  дату
   совершения  операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату
   составления бухгалтерской отчетности (пункт 7 ПБУ 3/2000).
   
       Пример 3.
       Турфирма  ЗАО  "Вега" направило сотрудника в загранкомандировку
   (Ливерпуль)  и  выдало  ему банковскую карту. 2 июня на специальный
   счет  с  текущего  валютного  счета  организации  перечислено 2 000
   Евро.   Вернувшись   4   июня   из   загранкомандировки,  сотрудник
   предоставил  авансовый отчет, в котором указано, что 3 июня оплачен
   авиабилет  стоимостью  500  Евро,  4 июня оплачен счет за гостиницу
   стоимостью  400 Евро. К авансовому отчету приложены авиабилет, счет
   за  гостиницу  и  слипы,  подтверждающие  произведенные  оплаты. По
   данным  выписки  банка средства списаны со счета банковской карты 3
   июня - 500 Евро, 5 июня - 400 Евро.
   Официальный курс Евро составил:
   - 2 июня - 34,40 рубля/ EUR;
   - 3 июня - 34,50 рубля/ EUR;
   - 4 июня - 34,60 рубля/ EUR;
   - 5 июня - 34,70 рубля/ EUR.
   
       В бухгалтерском учете ЗАО "Вега" сформированы следующие записи:
   
                         Корреспонденция счетов
                              Сумма, рублей
                           Содержание операции
   
                                  Дебет
                                 Кредит
   ___________________________________________________________________
   ___________________________________________________________________
   
   2 июня
   
                                   554
                                   52
                                 68 800
   Отражен  перевод  денежных  средств  с  текущего валютного счета на
   счет банковской карты (2 000 х 34,40 рубля/ EUR)
   
   3 июня
   
                                   554
                                   911
                                   200
   Отражена  положительная  курсовая разница по счету банковской карты
   на  дату  совершения  операции  (2  000 х (34,50 рубля/ EUR - 34,40
   рубля/ EUR)
   
                                   71
                                   554
                                 17 250
   Отражено  списание  денежных средств со счета банковской карты (500
   х 34,50 рубля/ EUR)
   
   4 июня
   
                                   71
                                   911
                                   50
   Отражена   положительная   курсовая   разница,  возникшая  на  дату
   утверждения  авансового  отчета  (500  х  (34,60 рубля/ EUR - 34,50
   рубля/ EUR)
   
                                   26
                                   71
                                 31 140
   Отражены командировочные расходы ((500 + 400) х 34,60 рубля/ EUR)
   
   5 июня
   
                                   911
                                   71
                                   40
   Отражена  отрицательная  курсовая разница по счету учета расчетов с
   подотчетными  лицами  на  дату  списания  денежных средств со счета
   банковской карты (400 х (34,70 рубля/ EUR - 34,60 рубля/ EUR)
   
                                   554
                                   911
                                   300
   Отражена  положительная  курсовая разница по счету банковской карты
   ((2 000 - 500) х (34,70 рубля/ EUR - 34,50 рубля/ EUR)
   
                                   71
                                   554
                                 13 880
   Отражено  списание  денежных средств со счета банковской карты (400
   х 34,70 рубля/ EUR)
   
       Окончание примера.
   
       Более    подробно    с   вопросами   правового   регулирования,
   лицензирования   и   сертификации   в   сфере   туризма  Вы  можете
   ознакомиться   в   книге  ЗАО  "BKR-Интерком-Аудит"  "Туристическая
   деятельность".
   
       Автор  статьи  консультант  по налогам ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
   Беляева Наталья Алексеевна.
       Тел./факс     (495)    937-34-51    (многоканальный)    E-mail:
   bna@interkom.omsktele.com
       Сайт: www.rosec.ru
   
   


Главная страница