Эксперт

Курсы валют

16.06.2018
62.7
9.8
0.57
83.1
0
2.38
0.19

Статистика

Реклама

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ, ОТЧЕТЫ И В КАКОМ ВИДЕ БУХГАЛТЕРИЯ ДОЛЖНА ПОЛУЧАТЬ ОТ СЛУЖБЫ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОБАЗЫ В СВЯЗИ С ПЕРЕХОДОМ НА ТОПЛИВНЫЕ КАРТЫ?

Главная страница


      14 марта 2005 г

       С  февраля  2005г.  мы частично перешли на расчеты за бензин по
   топливным  картам, раньше все расчеты велись по талонам. Так как, у
   нас     автотранспортное     предприятие     (большое    количество
   автотранспорта),   путевые   листы   обрабатываются  и  хранятся  в
   диспетчерской,  туда  же  водители сдают чеки за бензин, полученные
   на АЗС.
       Где   должны   храниться   эти  чеки  (в  диспетчерской  или  в
   бухгалтерии)?
       Какие  документы,  отчеты  и  в  каком  виде бухгалтерия должна
   получать  от  службы  эксплуатации  автобазы в связи с переходом на
   топливные карты?
       Поставщик  в  начале  следующего  месяца  дает нам отчет о том,
   когда,  сколько  бензина,  какой  марки  и по какой топливной карте
   было  отпущено.  Что  делать,  если  возникают отклонения с данными
   отчета поставщика?

       Прежде  чем ответить на Ваши вопросы рассмотрим порядок расчета
   по топливной карте и документальное оформление топливных расходов.
       1. Порядок расчета по топливной карте
       В  соответствии  с условиями договора организация, как правило,
   ежемесячно    оплачивает   поставщику   стоимость  необходимого  ей
   количества  бензина  определенной  марки.  Информация об оплаченном
   количестве  бензина  фиксируется  на выданной поставщиком топливной
   микропроцессорной карте многоразового использования.
       Поставка  бензина  производится  посредством  его выборки через
   колонки  АЗС  по  топливной  карте. При этом право собственности на
   бензин  переходит к организации в соответствии с условиями договора
   или  момент  оплаты бензина и передачи топливной карты или в момент
   выборки  бензина  на  АЗС.  На  дату  перехода  права собственности
   поставщик выставляет организации накладную и счет-фактуру.
       Кроме  того, поставщик ежемесячно предоставляет организации акт
   о  фактическом  отпуске бензина по топливной карте. Данный документ
   является  одним  из  преимуществ  расчетов по топливным картам, так
   как  позволяют контролировать расход бензина и значительно упрощают
   работу бухгалтерии.

       2. Документальное оформление топливных расходов
       Ежедневно   диспетчер   или   уполномоченное   лицо  выписывает
   водителю  путевой  лист.  В течение дня водитель заправляет машину,
   на  АЗС  ему  выдают  чек. И уже в конце дня водитель сдает путевой
   лист   в   диспетчерскую   (или  в  бухгалтерию).  Отчет  держателя
   топливной  карты  с  приложенными к нему чеками АЗС в диспетчерскую
   (или  в  бухгалтерию)  в  сроки  установленные  организацией. Таким
   образом,  по  каждой  машине  (а соответственно, топливной карте) в
   течение   месяца   бухгалтерия  собирает  путевые  листы  и  отчеты
   держателя  топливной карты. Акт от поставщика и отчет о том, когда,
   сколько  бензина,  какой  марки  и  по  какой  топливной карте было
   отпущено,  приходит,  как  правило,  в  начале  следующего  месяца.
   Бухгалтер  сравнивает  информацию в путевых листах с данными отчета
   поставщика.   В   случае  возникновения  отклонений  между  отчетом
   держателя  топливной карты и отчета поставщика необходимо составить
   акт   сверки  взаиморасчетов  между  организациями.  Порядок  учета
   отклонений рассмотрен ниже.
       Особенностью  документального  оформления расчетов по топливным
   картам   является   то,   что  подотчетным  лицом  не  составляется
   авансовый  отчет, так как при получении бензина на АЗС по топливной
   карте деньги через подотчетное лицо не проходят.
       Напомним,  что  авансовый  отчет применяется для учета денежных
   средств,         выданных        подотчетным        лицам        на
   административно-хозяйственные  расходы  (Постановление  Госкомстата
   РФ от 01.08.01г. №55)

       В  ответ  на  Ваш  первый  вопрос  о  месте  хранения первичных
   документов   сообщаем,   что   наиболее   общие   вопросы  хранения
   документов  бухгалтерского  учета изложены в статье 17 Федерального
   Закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996г. №129-ФЗ.
       Напомним,  что  ответственность за организацию хранения учетных
   документов,   регистров   бухгалтерского   учета   и  бухгалтерской
   отчетности  несет  руководитель  организации.  Организации  обязаны
   хранить  первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета
   и  бухгалтерскую  отчетность  в  течение  сроков, устанавливаемых в
   соответствии  с  правилами  организации  государственного архивного
   дела,  но  не  менее  пяти  лет. Рабочий план счетов бухгалтерского
   учета,  другие  документы  учетной политики, процедуры кодирования,
   программы   машинной   обработки  данных  (с  указанием  сроков  их
   использования)  должны  храниться  организацией  не  менее пяти лет
   после   года,   в   котором   они  использовались  для  составления
   бухгалтерской отчетности в последний раз.

       Порядок  хранения  документов  в организации подробно изложен в
   разделе  6 Положения о документах и документообороте, утвержденного
   Минфином  СССР  29.07.1983г. №105. Так, п.6.2 этого раздела гласит,
   что  первичные  документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и
   балансы  до  их  передачи  в  архив  предприятия, учреждения должны
   храниться  в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся
   шкафах    под    ответственностью   лиц,   уполномоченных   главным
   бухгалтером.    Лицо,    уполномоченное   отвечать   за   хранение,
   целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.
       Обработанные   вручную  первичные  документы  текущего  месяца,
   относящиеся  к  определенному  учетному  регистру,  комплектуются в
   хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
       Кассовые    ордера,   авансовые   отчеты,   выписки   банка   с
   относящимися   к   ним   документами   должны   быть   подобраны  в
   хронологическом порядке и переплетены.
       Сохранность    первичных    документов,    учетных   регистров,
   бухгалтерских  отчетов и балансов, их оформление и передача в архив
   обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.
       Выдача  первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских
   отчетов   и  балансов  из  бухгалтерии  и  из  архива  предприятия,
   учреждения     работникам    других    структурных    подразделений
   предприятия,   учреждения,   как   правило,  не  допускается,  а  в
   отдельных   случаях  может  производиться  только  по  распоряжению
   главного бухгалтера.

       Для  того, чтобы ответить на Ваш второй вопрос рассмотрим схему
   проводок  и  порядок  документального  оформления расхода топлива в
   организации

                         Бухгалтерская проводка
                           Содержание операции
                           Первичный документ

   Д60/аванс К51
   Перечислен аванс поставщику за топливо
   Выписка банка

   Д10/3 К60
   Оприходован бензин по топливной карте
   *1) Отчет держателя топливной карты
   2)  Акт  поставщика  (ежемесячный отчет) об объеме израсходованного
   топлива
   Примечание:
   Сумма,  указанная  в  акте поставщика должна соответствовать сумме,
   по отчету держателя топливной карты

   Д19 К60
   НДС по приобретенному топливу
   Счет-фактура

   Д60 К60/аванс
   Зачет ранее уплаченного аванса


   Д68 К19
   Принят к вычету НДС
   Счет-фактура

   Д20 (23,26,29,44) К10/3
   Списана стоимость израсходованного бензина
   **Путевой лист автомобиля
   Примечание:
   ГСМ  списывается  в  соответствии  с  утвержденными  в  организации
   нормами расхода топлива


       *В  течение  месяца  при  фактической выборке бензина на АЗС по
   топливной   карте   организация   на   основании  отчета  держателя
   топливной  карты  отражает  в бухгалтерском учете получение топлива
   (заправку   бензина  из  резервуаров  поставщика  в  топливный  бак
   автомобиля).
       Данная  запись  производится  на  основании  представляемого  в
   установленные  организацией  сроки отчета держателя топливной карты
   и  подтверждающих  документов,  выданных электронным терминалом при
   заправке  бензина  (на  основании чеков АЗС). В конце месяца данные
   отчета   держателя   топливной   карты  сверяются  с  данными  акта
   поставщика о фактическом отпуске бензина по топливной карте.
       Хотим  обратить  Ваше  внимание,  что отчет держателя топливной
   карты  не  содержится  в  альбомах  унифицированных  форм первичной
   учетной  документации.  Поэтому  форму  такого  отчета  организация
   должна  разработать  самостоятельно  с  учетом  требований п.2 ст.9
   Федерального   Закона  от  21.11.1996г.  №129-ФЗ  "О  бухгалтерском
   учете" к наличию обязательных реквизитов.

       **Первичный  документ принимается к учету, если он составлен по
   соответствующей  форме,  утвержденной Постановлением Госкомстата от
   28.11.1997г. №78

       В  ответ на Ваш третий вопрос о порядке учета расхождений между
   отчетами  держателя  топливной  карты  и отчета поставщика сообщаем
   следующее:
       В  случае  возникновения  отклонений  между  отчетом  держателя
   топливной  карты  и  отчета  поставщика  необходимо  составить  акт
   сверки  взаиморасчетов  между  Вашими  организациями.  В результате
   проводимой сверки может быть выявлено, что отклонения возникли:
       1)  по  вине поставщика, тогда необходимо будет скорректировать
   счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
       2)  по  вине  держателя  топливной  карты  (водителя),  который
   отразил  в  отчете  не  все  чеки  АЗС.  В  случае,  если первичные
   документы  (чеки  АЗС)  были  утеряны  водителем, тогда организация
   вправе потребовать от водителя, возмещения стоимости бензина.



Главная страница