Эксперт

Курсы валют

21.02.2018
56.5
8.9
0.53
78.9
0
2.09
0.18

Статистика

Реклама

ВОПРОС: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ СОТРУДНИКОВ В КОМАНДИРОВКУ ВНУТРИ СТРАНЫ (РФ) И НАПРАВЛЕНИИ В КОМАНДИРОВКУ ЗА ГРАНИЦУ.

Главная страница


                                 Вопрос №2321
   
   03.10.2007 г.
   
   Тип сделки: Командировочные расходы.
   Вид налога: Налог на прибыль организаций.
   Отрасль: Программные продукты от производства до списания.
   
   Ситуация:  Компания  (Россия)  рассматривает  возможность  передачи
   части  бухгалтерских  функций  на  аутсорсинг  в  Чехию.  В  рамках
   проекта   по   переходу   рассматриваются   те   или  иные  аспекты
   бухгалтерского и налогового учета нашими немецкими коллегами.
   
   Вопрос:     Порядок   оформления   командировочных   расходов   при
   направлении   сотрудников  в  командировку  внутри  страны  (РФ)  и
   направлении в командировку за границу.
   Отдельно описать виды командировочных расходов
   Билеты
   Проживание
   Питание \ суточные
   Предстаительские расходы
   Виды  подтверждающих  документов  (  чеки,  унифицированные формы (
   3-Г) и т.д.).
   Кратко  затронуть  вопрос  признание данных расходов в смысле 25 гл
   НК   РФ  и  включение  в  совокупный  доход  сотрудникам  в  случае
   неризнания данных расходов а также нормируемых расходов.
   
   
   Ответ:   Действующий   в   настоящее   время   порядок  направления
   работников  в  командировки  изложен  в  Инструкции  Минфина  СССР,
   Госкомтруда   СССР   и  ВЦСПС  от  07.04.1988  N  62  "О  служебных
   командировках  в  пределах  СССР".  При  этом  документы  по  учету
   командировочных   расходов  утверждены  Постановлением  Госкомстата
   России от 5 января 2004 г. N 1.
   Направляя  работника  в  командировку,  следует  оформить служебное
   задание  по  форме  N  Т-10а. На основании служебного задания нужно
   оформить  приказ по форме N Т-9 (если в командировку направлен один
   сотрудник)  или  N  Т-9а  (если в командировку направлено несколько
   работников).  В  нем  указывают  фамилию, имя, отчество и должность
   сотрудника,  структурное  подразделение,  в  котором  он  работает.
   Приказы  подписывает  руководитель  компании или его уполномоченное
   лицо.    На    основании   приказа   выписывается   командировочное
   удостоверение по форме N Т-10.
   При  этом  следует  иметь  ввиду, что позиция Минфина РФ по вопросу
   необходимости  оформления  командировочного  удостоверения наряду с
   приказом   о   направлении   в   командировку   в  настоящее  время
   изменилась,  она  совпадает  с  позицией  налоговых и заключается в
   том,    что   наличие   командировочного   удостоверения   является
   обязательным  условием  для  документального подтверждения расходов
   на  командировку  в  целях  налогообложения.  При этом приказ может
   оформляться   по   усмотрению  руководителя  организации  наряду  с
   командировочным  удостоверением  (Письмо Минфина РФ от 23.05.2007 N
   03-03-06/2/89).
   После  возвращения  сотрудник  должен составить отчет о выполненной
   работе.  Эти  данные  заносятся  в  форму  N  Т-10а,  после чего ее
   передают  в  бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением и
   авансовым   отчетом.  При  этом  следует  иметь  ввиду,  что  датой
   осуществления  расходов  на  командировки  признается  именно  дата
   утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
   На  основании  абз.  3  п.  11  Порядка ведения кассовых операций в
   Российской  Федерации,  утвержденного Решением Совета директоров ЦБ
   РФ  от 22.09.1993 N 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18), авансовый
   отчет  об  израсходованных  в связи с командировкой суммах работник
   должен  представить  не позднее трех рабочих дней по возвращении из
   командировки.  Форма  этого  первичного учетного документа (форма N
   АО-1)  утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N
   55.
   К   авансовому   отчету   должны   быть   приложены  оправдательные
   документы:  авиа-  и  (или)  железнодорожные билеты (подтверждающие
   расходы  на  проезд),  счета  гостиниц  (подтверждающие  расходы на
   проживание)   и   другие  документы,  подтверждающие  произведенные
   расходы.  При  заграничных командировках к авансовому отчету должны
   также  прилагаться  ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о
   пересечении  границы  (подтверждающие  время пребывания работника в
   загранкомандировке)  (см.  Письмо УФНС по г. Москве  от 19 мая 2006
   г. N 20-12/43886@).
   Оправдательные   документы,  составленные  на  иностранных  языках,
   должны  иметь  построчный  перевод  (на отдельном листе) на русский
   язык.  Такое  требование  содержится  в ст. 68 Конституции РФ, п. 1
   ст.  16  Закона  РФ  от  25.10.1991  N  1807-1  "О  языках  народов
   Российской  Федерации"  и  п. 9 Положения по ведению бухгалтерского
   учета  и  бухгалтерской  отчетности  в  РФ,  утвержденного Приказом
   Минфина   России   от  29.07.1998  N  34н.  При  этом  в  первичных
   документах,    составленных    в    соответствии   с   требованиями
   иностранного  государства, должны содержаться реквизиты, отражающие
   суть  совершенной  операции,  в  обязательном  порядке  указываются
   наименование   документа,   дата   его   составления,  наименование
   организации,    от   имени   которой   он   составлен,   содержание
   хозяйственной   операции,   измерители   хозяйственной  операции  в
   натуральном  и  денежном  выражении,  наименования  должностей лиц,
   ответственных  за  совершение хозяйственной операции и правильность
   ее  оформления, личные подписи указанных лиц (Письмо УФНС России по
   г.  Москве  от  13.04.2007 N 20-12/035154, Письмо Минфина России от
   04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148).
   Рассмотрим документальное подтверждение отдельных видов расходов.
   Расходы на проезд
   Если  к  месту  командировки  и  обратно  к месту постоянной работы
   командированный    сотрудник    добирается    транспортом    общего
   пользования   (самолетом,  поездом,  автобусом,  маршрутным  такси,
   речным  или  морским  судном),  то затраты на проезд подтверждаются
   соответствующими  проездными  билетами  (п.  1  ст.  105 Воздушного
   кодекса  РФ,  абз.  2,  4 ст. 82 Устава железнодорожного транспорта
   РФ,  ст.  78  Устава  автомобильного  транспорта РСФСР, п. 2 ст. 97
   Кодекса  внутреннего  водного  транспорта  РФ).  При этом тариф, по
   которому был приобретен билет, значения не имеет.
   Так,   в  Письме  от  21.04.2006  N  03-03-04/2/114  Минфин  России
   разъяснил,  что организация может включить в состав командировочных
   расходов,  принимаемых  в  целях налогообложения, затраты на оплату
   авиабилетов  по  тарифу  "бизнес-класс" при наличии соответствующих
   проездных  билетов, а также при условии, что соответствующий размер
   возмещения  суммы  оплаты проезда установлен коллективным договором
   или приказом руководителя организации.
   Если   проездные   документы  оформлены  в  бездокументарной  форме
   (например,  через  сеть Интернет), для признания расходов на проезд
   нужна  распечатка  электронного  документа  на бумажном носителе, а
   также  посадочный  талон  (Письмо  Минфина  России  от 17.07.2007 N
   03-03-06/4/99).
   
   Расходы на проживание
   Как  правило,  в  период  командировки  командированные  сотрудники
   проживают  в  гостиницах.  В этом случае документом, подтверждающим
   расходы  по  найму  жилого  помещения, является выданный гостиницей
   "Счет",  который  заполнен  с  применением  форм  N 3-Г или N 3-Гм,
   утвержденных  Приказом  Минфина  России  от 13.12.1993 N 121. Иметь
   чек  ККТ при этом не обязательно (Письмо МНС России от 23.04.2004 N
   02-5-10/29,  Постановление  ФАС  Московского  округа от 16.11.2005,
   09.11.2005 N КА-А40/11019-05).
   В  то  же  время,  как  показывает арбитражная практика, в качестве
   оправдательного  документа, подтверждающего затраты на проживание в
   гостинице,  может быть принят не только вышеупомянутый "Счет", но и
   квитанция  произвольной  формы, имеющая все предусмотренные формами
   N   N   3-Г   и   3-Гм  реквизиты  и  содержащая  штамп  "Оплачено"
   (Постановление    ФАС    Поволжского   округа   от   02.02.2005   N
   А57-1202/04-22).
   Если   работник   направляется   в   заграничную  командировку,  то
   документом,  подтверждающим  расходы  на  проживание, является, как
   правило,  так  называемый  инвойс, который выдают зарубежные отели.
   Такой  счет, как и любой другой первичный учетный документ, который
   составлен  на  иностранном языке, необходимо построчно перевести на
   русский  язык  (п.  9  Положения  по ведению бухгалтерского учета и
   бухгалтерской  отчетности  в  Российской  Федерации,  утвержденного
   Приказом  Минфина  России от 29.07.1998 N 34н). Кроме того, как уже
   было   отмечено   выше,   документ   должен   четко  отражать  суть
   хозяйственной   операции  и  содержать  предусмотренные  российским
   законодательством    реквизиты   первичного   учетного   документа,
   приведенные   в   п.2   ст.   9   Федерального  закона  №129-ФЗ  "О
   бухгалтерском учете".
   
   
   Суточные и питание
   Специфика  расходов  в  виде  суточных  состоит  в том, что в целях
   налогообложения  их можно учитывать только в пределах установленных
   норм.  В  связи  с  этим  подтверждать  указанные  расходы чеками и
   другими подобными первичными документами нет необходимости.
   Так,   в  Письме  от  22.03.2006  N  03-03-04/1/271  Минфин  России
   разъяснил  следующее.  Для  того  чтобы  включить в состав расходов
   затраты  в  виде  суточных, организации достаточно иметь документы,
   на  основании  которых  можно  судить  о производственном характере
   командировки,  а  также  справку  бухгалтера,  в  которой рассчитан
   размер суточных.
   В   соответствии   со  ст.  168  ТК  РФ  под  суточными  понимаются
   дополнительные  расходы,  которые  связаны  с проживанием вне места
   постоянного жительства.
   Суточные  выплачиваются  командированному  работнику за каждый день
   нахождения  в  командировке,  включая выходные и праздничные дни, а
   также  дни  нахождения  в  пути,  в  том числе за время вынужденной
   остановки  в  пути  (п.  14 Инструкции N 62).При этом днем выезда в
   командировку  считается день отправления поезда, самолета, автобуса
   или  другого  транспортного  средства  из  места  постоянной работы
   командированного,   а  днем  приезда  -  день  прибытия  указанного
   транспортного  средства  в место постоянной работы. При отправлении
   транспортного  средства  до  24  часов  включительно днем отъезда в
   командировку  считаются  текущие  сутки,  а  с  0 часов и позднее -
   последующие  сутки.  Если  станция, пристань, аэропорт находятся за
   чертой  населенного  пункта,  учитывается  время,  необходимое  для
   проезда до станции, пристани, аэропорта (п. 7 Инструкции N 62).
   Нормы   расходов   организации   на   выплату  суточных  для  целей
   налогообложения  прибыли  установлены  Постановлением Правительства
   РФ  от  08.02.2002 N 93 (в ред. от 13.05.2005). Так, за каждый день
   нахождения  работника  в  командировке на территории РФ организация
   может   включить   в  состав  расходов,  принимаемых  в  уменьшение
   прибыли,  суточные  в  размере 100 руб. (пп. "а" п. 1 Постановления
   Правительства РФ N 93).
   Что  касается  норм  расходов  организации  на  выплату  суточных в
   отношении  заграничных  командировок,  то их размер зависит от двух
   критериев:
   - страны пребывания;
   -   срока   пребывания   работника   в  командировке  (до  60  дней
   включительно или свыше 60 дней).
   Конкретные   значения   таких   норм   приведены   в  Приложении  к
   Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.
   При  расчете  размера  суточных  в  случае  направления работника в
   командировку  за  рубеж необходимо учитывать содержание совместного
   Письма  Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ, в
   котором  разъяснен  порядок  применения  соответствующих норм. Этот
   порядок заключается в следующем:
   -  со  дня  пересечения  государственной  границы  при выезде из РФ
   суточные  выплачиваются  по  норме,  установленной  для  выплаты  в
   стране, в которую работник направляется;
   -  со  дня  пересечения  государственной  границы  при  въезде в РФ
   суточные  выплачиваются по норме, установленной при командировках в
   пределах РФ;
   -  если  работник  в  целях  командировки  находился  в  нескольких
   зарубежных  странах,  то  со  дня  выбытия из одной страны в другую
   суточные  выплачиваются  по  норме,  установленной  для  выплаты  в
   стране, в которую он направляется.
   При  этом  день выбытия из одной страны в другую следует определять
   по отметке в загранпаспорте работника.
   Подчеркнем   еще   раз,   что  нормы,  утвержденные  Постановлением
   Правительства  РФ  N  93,  установлены  применительно  к  налогу на
   прибыль  организаций.  Следовательно,  в  коллективном договоре или
   локальном  нормативном  акте  организация может установить отличный
   от  этих  норм  размер  суточных  (абз.  6 ст. 168 ТК РФ). Однако в
   целях   налогообложения   прибыли   расходы   на  оплату  суточных,
   выплаченных   сверх   норм,  установленных  Правительством  РФ,  не
   учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).
   Следует  также  иметь  ввиду,  что  положением  п.  3 ст. 217 НК РФ
   предусмотрено,   что  при  оплате  работодателем  налогоплательщику
   расходов  на командировки как внутри страны, так и за ее пределы не
   подлежат  включению  в  доходы  работника суточные, выплачиваемые в
   пределах   норм,   установленных   в   соответствии  с  действующим
   законодательством,    а    также    фактически    произведенные   и
   документально  подтвержденные  целевые  расходы  на проезд до места
   назначения  и  обратно,  сборы  за  услуги аэропортов, комиссионные
   сборы,  расходы  на  проезд  в  аэропорт  или  на  вокзал  в местах
   отправления,  назначения  или  пересадок, на провоз багажа, расходы
   по   найму  жилого  помещения,  оплате  услуг  связи,  получению  и
   регистрации  служебного  заграничного  паспорта,  получению  виз, а
   также  расходы,  связанные  с  обменом  наличной  валюты или чека в
   банке  на  наличную  иностранную  валюту.  Следовательно, суточные,
   выплаченные  работнику  сверх  норм,  а  также  компенсация  других
   расходов,  не  поименованных  в  п.  3  ст. 217 НК РФ, включаются в
   совокупный  доход  работника и подлежат обложению налогом на доходы
   физических лиц.
   Иногда  в  счете  гостиницы  отдельной  строкой выделена  стоимость
   питания  (обычно  завтраков),  здесь  следует иметь в виду, что эти
   затраты  не должны включаться в стоимость проживания, поскольку они
   возмещаются  за  счет  суточных.  Таким  образом, стоимость питания
   учесть  при  расчете  налога  на  прибыль будет нельзя. Однако если
   стоимость  завтраков  включена в стоимость проживания, но отдельной
   строкой   не   выделена   (например,   в  счете  имеется  следующая
   формулировка    "оплата   за   пребывание   в   гостинце,   включая
   завтраки..."  с  указанием  единой  суммы),  то,  на  наш взгляд, в
   составе  расходов  на проживание можно учесть всю зафиксированную в
   счете сумму.
   То    есть    в    отношении    таких   расходов,   как   суточные,
   предусматривается   законодательное   установление  соответствующих
   норм.
   Представительские расходы
   Из  положений  пп.  22  п.  1  и  п.  2  ст. 264 НК РФ следует, что
   представительские   расходы   -  это  расходы,  которые  связаны  с
   официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:
   -  представителей  других  организаций, участвующих в переговорах в
   целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
   -  участников, прибывших на заседания совета директоров (правления)
   или иного руководящего органа налогоплательщика.
   Заметим,  что  в п. 2 ст. 264 НК РФ речь идет только об официальном
   приеме.    Следовательно,    если   встреча   представителей   двух
   организаций   носит   не   официальный,   а   личный  характер,  то
   возникающие  в  связи  с  такой  встречей  затраты нельзя отнести к
   представительским расходам.
   Так,  например,  в  Письме УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N
   20-12/97007  налоговые  органы  разъяснили  следующее.  Расходы  по
   проведению   неофициальной   встречи   в   кафе   с  потенциальными
   партнерами,  организованной  сотрудником организации, находящимся в
   командировке   в   городе   проживания   указанных   партнеров,  не
   признаются  представительскими  расходами  и не учитываются в целях
   налогообложения прибыли.
   Об  официальном характере приема могут свидетельствовать, например,
   такие документы, как:
   -  приказ  руководителя организации о проведении представительского
   мероприятия  (при  этом если официальный прием планируется провести
   в   ходе   командировки   сотрудника   -   то   служебное   задание
   соответствующего содержания (форма N Т-10а);
   -  план  представительского  мероприятия, утвержденный руководством
   компании;
   - смета расходов на проведение представительского мероприятия.
   При  оценке  понесенных  затрат  следует  также  иметь ввиду, что к
   представительским  расходам  не  относятся  расходы  на организацию
   развлечений,  отдыха,  профилактики или лечения заболеваний (абз. 2
   п.  2  ст.  264 НК РФ), а также то, что представительские расходы в
   течение  отчетного  (налогового) периода включаются в состав прочих
   расходов   в   размере,  не  превышающем  4  процента  от  расходов
   налогоплательщика  на  оплату  труда  за  этот отчетный (налоговый)
   период (п.2 ст. 264 НК РФ).
   
   
   


Главная страница